O espaço limitado dos escritórios de advocacia, bancos, seguradoras e até hospitais em São Paulo e no Rio virou um negócio de alta tecnologia para guardar documentos, contratos e notas fiscais para gestores de documentos e arquivos, como a P3Image.
Da simples digitalização de notas e contratos, a empresa passou a fazer o serviço completo de gestão de arquivos e até prontuários médicos para clientes que não têm espaço nem funcionários suficientes para lidar com herança passada dos negócios.
A empresa faz a coleta periódica dos documentos na sede de clientes como a seguradora SulAmérica, as Lojas Marisa e o hospital São Luís. Depois etiqueta folha com código de barra, confere os dados, digitaliza as páginas e disponibiliza a imagem, pela internet, para todos os funcionários da empresa que tiverem o acesso autorizado.
Os documentos originais são arquivados no galpão da própria P3, sendo que alguns mais sensíveis -microfilmes, negativos de fotos, CDs, DVDs etc- vão para cofres projetados contra a ação da umidade, insetos e incêndio.
Um desses cofres, cujas imagens são gravadas e monitoradas 24 horas, está programado para retirar todo o ar em caso de incêndio, evitando a proliferação do fogo.
No Brasil, a Receita Federal pede que recibos e notas fiscais fiquem guardados por cinco anos. Prontuários médicos devem ser mantidos para sempre pelos hospitais, mesmo após a morte do paciente. Até a gravação de conversas de consumidores no call center podem ser requisitadas a qualquer momento pelas ouvidorias e órgãos de defesa do consumidor.
Além de se livrar da papelada, a empresa que digitaliza os documentos ganha agilidade para lidar só com a imagem on-line dos originais.
"Um documento parado um dia na mesa de um funcionário pode significar vários negócios perdidos. Só ele tem acesso. Digitalizado, fica disponível ao mesmo tempo para todos na empresa. É a chance de vender um produto complementar, oferecer um serviço importante, evitar uma possível reclamação e entender as necessidades do consumidor", disse Paulo Carneiro, 43, dono da P3.
A sede fica em um antigo galpão da Lapa (zona oeste de SP), que parece uma grande biblioteca, com quilômetros de estantes e milhares de caixas de arquivos.
Se alguém precisar dos originais (por exemplo, para cumprir o pedido de um fiscal ou uma decisão judicial), o cliente faz a solicitação on-line e recebe o documento original em até três horas.
A ideia de trabalhar com arquivo de papel surgiu da demanda dos próprios clientes da P3 há dez anos, quando um banco de médio porte resolveu fechar sua agência regional de Porto Alegre.
"Eles pediram para a gente digitalizar e guardar os originais até que decidissem aonde levá-los. Entendi que mandariam uma van. Quando vi, chegou uma carreta. Ficamos atolados no meio de caixas de documentos. Foi quando vimos que, além de digitalizar, precisaríamos de um galpão para guardar os originais dos clientes", disse.
Depois do incidente, a empresa mudou de um sobrado em Perdizes (zona oeste) para o galpão da Lapa. Hoje, tem um segundo galpão em Itupeva (interior de SP) e outro no Rio de Janeiro.