No primeiro trimestre de cada ano, os condomínios costumam realizar suas assembleias gerais ordinárias e um dos temas obrigatórios é a aprovação das contas do último exercício. Transparência é a palavra de ordem.
Hoje em dia, os moradores querem ter acesso a todas as informações financeiras antes de votar. Até alguns anos atrás, a prestação de contas era superficial e a aprovação se dava muito mais pela confiança e amizade dos moradores com o síndico e conselheiros. As contas sequer eram analisadas previamente.
As 12 pastas do ano encerrado eram empilhadas na mesa, formando uma torre de papel, sem condição de o morador fazer qualquer análise. O resultado era a aprovação de contas ser feita no "no escuro".
Felizmente, nos últimos anos, o mercado de administração de condomínios evoluiu bastante, e os moradores passaram a ter ampla condição de acompanhar e fiscalizar as contas, mês a mês, em tempo real, tornando mais simples e segura a decisão sobre as contas. E os moradores devem estar atentos aos números, pois não são raras as tristes histórias de síndicos picaretas, que tiram proveito em benefício pessoal.
Existe, inclusive, uma saudável disputa entre as administradoras de condomínios para ver quem possui o melhor sistema e plataforma de prestação de contas, sem falar no crescimento das chamadas auditorias preventivas.
Para que a aprovação das contas na assembleia ocorra de forma consciente e segura, são recomendáveis os seguintes requisitos:
1. Envio de balancetes mensais, junto ao boleto de condomínio
2. Contabilização apartada das despesas ordinárias e extraordinárias e do fundo de reserva
3. Disponibilização das contas em ambiente eletrônico, preferencialmente no site da administradora
4. Disponibilização de todos os contratos assinados, aditivos e atas
5. Consolidação dos números de inadimplência
6. Elaboração de pasta mensal de prestação de contas, com cópia em ambiente eletrônico
7. Prévia análise e aprovação pelos membros do conselho fiscal
8. Parecer de auditoria independente, quando contratada.